【気づき1497】〔事務仕事の無駄を根本から省く〕 
2016 / 03 / 23 ( Wed )





◆やらなければならないことがいくつも重なったり、


立て続けに身に降りかかるタイミングがあります。



その事態を即座には抜け出すことができない状態です。



このとき、「充実してるな」と思うか「なんでこんなに不運なんだ」と思うかは


まさに天と地の差があります。



大げさに言いますと、


気持ちが「こんな楽しいことはない」と「こんなつらいことはない」の


両極端に位置することがあるということです。



◆そんなとき、仕事を早く進めたいと考えますので自然に効率を上げようと考えます。



その視点で目の前の仕事を見ると、


意外に普段の手順に無駄があることに気づきます。



なかにはやらなくてもいいことに時間を使っていることに気づくこともあるのです。



◆こう考えると、


事務職の効率化はかなり綿密に行わないと実現されないことがわかります。



同じ作業に複数の人が従事することは無駄ですから、


それぞれが別個のことをしているという前提にたっています。



しかし、このコンピュータで仕事をする時代には、


一人で取り組んでいるからこそ「何をしているのか」が周りには見えにくいのです。



場合により、上司にさえその全貌が見えないときもあります。



◆「念のため」という思いで、実際には使わない資料を作り続けることもあるでしょう。



もしくは、必要のない書類を整理して保管する手間を使っていることもあるかもしれません。



だからこそ、担当者の異動や退職の際の引き継ぎの際が事務職効率化のチャンスでもあります。



◆しかし、事務職の効率化は、


異動、退職のときにしかできないことではなく、


いつも「忙しい、忙しい」と言っている職員に


担当している仕事の棚卸をさせることで実現します。



どういう仕事をしているかを、


細かい手順も含め一覧表に示す作業をさせておくことです。



これは、担当者への心と体への不必要な負担を軽減させることになりますし、


会社も必要のない残業代を払う必要もなくなります。



        小池 龍之介 著

           → 考えない練習



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